Zmiany w ubezpieczeniach społecznych i zasiłkach wprowadza Ustawa z dnia 24 czerwca 2021r. „o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw” opublikowana w Dzienniku Ustaw z 3 września 2021r. poz. 1621.
W ustawie znalazło się również wiele zmian dotyczących funkcjonowania samego Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, zmiany te jednak nie są istotne z punktu widzenia pracodawców.
Dziś skupimy się na 1 etapie, obowiązującym od 18 września 2021 roku:
- dobrowolne ubezpieczenie chorobowe – poszerzenie kręgu ubezpieczonych mogących skorzystać z ubezpieczenia
- wznowienie wykonywania działalności gospodarczej a obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń
- zmiany w zakresie obejmowania ubezpieczeniami społecznymi wspólników spółek jawnych, komandytowych, partnerskich oraz jednoosobowych sp. z o.o.
- zmiany w zasadach podpisywania dokumentów elektronicznych składanych do ZUS.
- zmiany w kontrolach ZUS przeprowadzanych u płatników składek.
- doprecyzowanie przepisów w zakresie zwrotów nienależnie pobranych zasiłków w okresie wykonywania pracy zarobkowej ( art. 84 ustawy o s.u.s.).
- ujednolicenie zasad postępowania przy prawie do zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego i chorobowego.
- ujednolicenie definicji zdarzenia uznawanego za wypadek przy pracy na potrzeby różnicowania wysokości składki na ubezpieczenie wypadkowe
- sposób informowania nowych płatników składek o wysokości składki na ubezpieczenie wypadkowe do czasu uzyskania z urzędu statystycznego zaświadczenia o nadaniu numeru REGON
- zmiany w naliczaniu odsetek za zwłokę od należności z tytułu składek i zmiany w umorzeniach składek ZUS
Poniżej omówimy każdy punkt.
Dobrowolnie ubezpieczeniu chorobowemu podlegają na swój wniosek osoby objęte obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi, wymienione w art. 6 ust. 1 pkt 2, 4, 5, 7b, 8 i 10 ustawy o sus, tj.:
– wykonawcy pracy nakładczej,
– osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia oraz osoby z nimi współpracujące,
– osoby prowadzące pozarolniczą działalność oraz osoby z nimi współpracujące,
– otrzymujący stypendium doktoranckie doktoranci,
– osoby wykonujące odpłatnie pracę, na podstawie skierowania do pracy, w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania,
– duchowni.
Od dnia 18 września 2021r. do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego można zgłosić również osoby współpracujące z przedsiębiorcą będącym osobą fizyczną, który korzysta z tzw. ulgi na start ( czyli podejmuje działalność gospodarczą po raz pierwszy, albo podejmuje ją ponownie po upływie co najmniej 60 miesięcy od dnia jej ostatniego zawieszenia lub zakończenia i nie wykonuje jej na rzecz byłego pracodawcy).
Do ubezpieczenia dobrowolnego chorobowego można przystąpić wyłącznie na wniosek.
Wznowienie wykonywania działalności gospodarczej obecnie nie wymaga ponownego zgłoszenia do ubezpieczenia – dokonywane jest ono „z urzędu”. Jednak przedsiębiorcy, którzy podlegali przed zawieszeniem działalności do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego muszą dodatkowo samodzielnie zgłosić się do ubezpieczeń – zgłoszenia sporządzane „z urzędu” na podstawie zgłoszonej zmiany do CEIDG nie obejmują zgłoszenia do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego.
Od dnia 18 września 2021r. osoby wznawiające prowadzenie działalności gospodarczej po jej zawieszeniu, nie będą już musiały dokonywać zgłoszenia do ubezpieczeń, nawet, jeżeli przed zawieszeniem były zgłoszone do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego.
Od 18 września 2021r. zmieniają się przepisy dotyczące zasad zgłaszania do ubezpieczeń wspólników spółek. Zgodnie z art. 8 ust. 6 pkt 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, za osobę prowadzącą pozarolniczą działalność uważa się wspólnika jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz wspólników spółki jawnej, komandytowej lub partnerskiej.
W przepisach obowiązujących do dnia 18 września 2021 roku dostrzeżono jednak nieścisłość, która może powodować różne interpretacje dotyczące momentu, w którym wspólnik spółki powinien zostać objęty ubezpieczeniami i zgłoszony do tych ubezpieczeń. Inna jest bowiem sytuacja z osobą prowadzącą np. jednoosobową działalność gospodarczą, gdzie dokładnie można wskazać moment rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej czy jej zwieszenia lub likwidacji ( tu moment zmiany jest dokonanie zmiany w CEIDG), a inne sytuacje występują w przypadku wspólników spółek.
W przypadku wspólników spółek występują rozbieżności dat pomiędzy byciem wspólnikiem a rozpoczęciem działalności gospodarczej, co powodowało wątpliwości w zakresie terminu zgłoszenia do ubezpieczeń. Za dzień rozpoczęcia działalności uznawany jest w tym przypadku dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym, a nie zawsze jest to ten sam dzień od którego dana osoba stała się wspólnikiem spółki.
Wprowadzana zmiana doprecyzowuje przepisy i dokładnie określa od kiedy wspólnik spółki będzie podlegał do ubezpieczeń.
Zgodnie z nowym brzmieniem przepisów wspólnicy jednoosobowych spółek z ograniczoną odpowiedzialnością oraz wspólnicy spółki jawnej, partnerskiej lub komandytowej, będą obejmowani obowiązkiem ubezpieczeń: – od dnia wpisania spółki do KRS albo
od dnia nabycia udziałów w spółce, niezależnie od istnienia okoliczności leżących po stronie spółki, tj. niezależnie od tego czy spółka prowadzi działalność, uzyskuje przychody, zatrudnia pracowników.
Wspólnicy jednoosobowych spółek z ograniczoną odpowiedzialnością – od dnia wpisania spółki do Krajowego Rejestru Sądowego albo od dnia nabycia udziałów w spółce do dnia wykreślenia spółki z Krajowego Rejestru Sądowego albo zbycia wszystkich udziałów w spółce, z wyłączeniem okresu, na który wykonywanie działalności przez spółkę zostało zawieszone na podstawie przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców;
Wspólnicy spółki jawnej, partnerskiej lub komandytowej – od dnia wpisania spółki do partnerskiej lub komandytowej – od dnia wpisania spółki do Krajowego Rejestru Sądowego albo od dnia nabycia ogółu praw i obowiązków w spółce do dnia wykreślenia spółki z Krajowego Rejestru Sądowego albo zbycia ogółu praw i obowiązków w spółce, z wyłączeniem okresu, na który wykonywanie działalności przez spółkę zostało zawieszone na podstawie przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców;
Zmiana do ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wprowadza zmianę w sposobie podpisywania dokumentów przesyłanych elektronicznie do ZUS.
W obecnym brzmieniu obowiązującym przed 18 września 2021 roku art.47 ustawy pozwala na podpisywanie dokumentów elektronicznych wyłącznie kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Po zmianie przepisów tj. od 18 września 2021 roku dokumenty składane elektronicznie do ZUS będą mogły być podpisywane również przez użycie podpisu osobistego oraz podpisu zaufanego osoby odpowiedzialnej za przekazanie tych dokumentów.
W nowej wersji art. 87 ust.1 doprecyzowano uprawnienia inspektora kontroli ZUS. Czasami zdarzało się, że płatnicy składek kwestionowali prawo do wzywania przez inspektorów kontroli ZUS uczestników postępowania kontrolnego, dlatego zdecydowano się doprecyzować w tym zakresie przepisy ustawy, aby takie sytuacje nie budziły już wątpliwości.
Doprecyzowano następujące uprawnienia dotyczące:
Inspektora kontroli Zakładu, który będzie miał prawo:
- wzywać i przesłuchiwać świadków;
- wzywać i przesłuchiwać płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego
Protokołu kontroli ZUS:
- w zmienionych przepisach wykreślono słowo „pieczęć”
- podpis protokołu ma obejmować podanie imienia i nazwiska inspektora kontroli.
- umożliwiono doręczenie protokołu kontroli w formie elektronicznej – jeżeli płatnik składek zażąda takiej formy,
- wszelkie zmiany do protokołu kontroli wymagają formy aneksu
Płatnik składek ma prawo w terminie 14 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli lub aneksu do protokołu kontroli złożyć zastrzeżenia do ich ustaleń, wskazując równocześnie stosowne środki dowodowe.
Do dnia 18 września 2021 roku osoba, która pobrała nienależne świadczenie z ubezpieczeń społecznych, jest obowiązana do jego zwrotu wraz z odsetkami ustawowymi za opóźnienie.
Za kwoty nienależnie pobranych świadczeń uważa się:
- świadczenia wypłacone mimo zaistnienia okoliczności powodujących ustanie prawa do świadczeń albo wstrzymanie ich wypłaty w całości lub w części,
- świadczenia przyznane lub wypłacone na podstawie nieprawdziwych zeznań lub fałszywych dokumentów albo w innych przypadkach świadomego wprowadzania w błąd organu wypłacającego świadczenia przez osobę pobierającą świadczenia.
W tej chwili należności z tytułu nienależnie pobranych świadczeń, mogą być dochodzone w trybie egzekucji administracyjnej.
Od dnia 18 września 2021r. weszły w życie zmiany przepisów, które:
- doprecyzowują zasady naliczania odsetek za opóźnienie,
- rozszerzają nienależnie pobrane świadczenia o świadczenia z tytułu niezdolności do pracy spowodowanej chorobą co do których stwierdzono, że w okresie ich pobierania świadczeniobiorca wykonywał w okresie orzeczonej niezdolności do pracy pracę zarobkową lub wykorzystywał zwolnienie od pracy w sposób niezgodny z celem tego zwolnienia,
- rozszerzają tryb dochodzenia należności z tytułu nienależnie pobranych świadczeń – świadczenia te będą podlegały potrąceniu z wypłacanych świadczeń, a jeżeli prawo do świadczeń nie będzie istniało będą podlegały ściągnięciu w trybie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji lub egzekucji sądowej,
Doprecyzowano również przepis, który mówi, iż w przypadku, gdy wypłacenie nienależnych świadczeń zostało spowodowane przekazaniem przez płatnika składek lub inny podmiot nieprawdziwych danych obowiązek zwrotu obciąża płatnika składek lub inny podmiot za cały okres, za który nienależne świadczenia zostały wypłacone.
W przepisach obowiązujących przed 18 września 2021 roku, zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego nie przysługuje za okresy niezdolności do pracy spowodowanej wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową, za które ubezpieczony na podstawie odrębnych przepisów zachowuje prawo do wynagrodzenia, uposażenia, stypendium lub innego świadczenia przysługującego za czas niezdolności do pracy.
Obecnie w przepisach zasiłkowych nie zdefiniowano określenia „odrębne przepisy”, dlatego uważa się że chodzi tu o ustawy, akty wykonawcze wydane na podstawie ustawy. Natomiast w przepisach ustawy zasiłkowej zasiłek chorobowy nie przysługuje za okresy niezdolności do pracy, w których ubezpieczony na podstawie przepisów o wynagradzaniu zachowuje prawo do wynagrodzenia.
Określenie „przepisy o wynagradzaniu” jest rozumiane jako regulacje Kodeksu pracy, przepisy szczególne odnoszące się do określonych kategorii pracowników, zapisy umów o pracę, a także regulacje przepisów wewnątrzzakładowych.
Wprowadzana zmiana ma na celu ujednolicenie zasad obowiązujących w przepisach ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych oraz ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.
W art.3 ust 2, definiującym wypadek przy pracy, usunięto określenie „w zakresie uprawnienia do świadczeń określonych w ustawie”, które budziło wątpliwości interpretacyjne i nowe brzmienie przepisu jest następujące:
Na równi z wypadkiem przy pracy traktuje się wypadek, któremu pracownik uległ:
- w czasie podróży służbowej w okolicznościach innych niż określone w ust. 1, chyba że wypadek spowodowany został postępowaniem pracownika, które nie pozostaje w związku z wykonywaniem powierzonych mu zadań;
- podczas szkolenia w zakresie powszechnej samoobrony;
- przy wykonywaniu zadań zleconych przez działające u pracodawcy organizacje związkowe.
Przepisy obowiązujące przed dniem 18 września 2021 roku, mówią, że jeżeli przed upływem terminu opłacania składek, określonego w przepisach o systemie ubezpieczeń społecznych, płatnik składek zgłaszający do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych nie otrzyma z urzędu statystycznego zaświadczenia o wpisie do rejestru REGON zawierającego informację o rodzaju działalności według PKD, stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe ustala się zaliczkowo w wysokości określonej w art. 28 ust. 1 ustawy wypadkowej (czyli w wysokości 50% najwyższej stopy procentowej ustalonej na dany rok składkowy dla grup działalności). Po otrzymaniu zaświadczenia płatnik składek obowiązany jest od początku roku składkowego skorygować stopę procentową składki do wysokości stopy procentowej określonej dla grupy działalności, do której jest zaklasyfikowany.
Jednak obecnie urzędy statystyczne nie wydają z urzędu zaświadczeń o wpisie do rejestru REGON, ale na żądanie podmiotu wpisanego do tego rejestru, dlatego powstała konieczność dopasowania treści art.33 ust. 2 do trybu wydawania zaświadczeń z rejestru REGON.
Nowy przepis wprowadza ustalanie zaliczkowej stopy składek na ubezpieczenie wypadkowe w sytuacji, gdy płatnik składek przed upływem terminu opłacania składek, nie zostanie ujęty w rejestrze REGON wraz z informacją o rodzaju działalności według PKD tj.
Jeżeli przed upływem terminu opłacania składek, określonego w przepisach o systemie ubezpieczeń społecznych, płatnik składek, o którym mowa w ust. 1, nie zostanie ujęty w rejestrze REGON wraz z informacją o rodzaju działalności według PKD, stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe ustala się zaliczkowo w wysokości określonej w art. 28 ust. 1.
Po ujęciu w rejestrze REGON informacji o rodzaju działalności według PKD płatnik składek jest obowiązany od początku roku składkowego skorygować stopę procentową składki do wysokości stopy procentowej określonej dla grupy działalności, do której jest zaklasyfikowany.”
Dodatkowo nowe przepisy wprowadzają brak sukcesji wysokości stopy procentowej składki wypadkowej
Sukcesja to inaczej następstwo prawne, czyli wejście następcy prawnego w prawa poprzednika.
W ustawie o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych dotychczas nie było uregulowań, które odnosiłyby się do sukcesji w zakresie wysokości składki na ubezpieczenie wypadkowe.
W związku z tym, że sukcesję praw i obowiązków przewidują przepisy Ordynacji Podatkowej, np. w zakresie należności z tytułu składek, postanowiono uregulować kwestię wysokości stopy procentowej na ubezpieczenie wypadkowe w przypadkach przekształceń, łączenia się lub podziału płatników.
Zgodnie z nowymi przepisami nie dopuszcza się sukcesji w zakresie uprawnienia do posługiwania się daną wartością stopy procentowej składki.
W stanie prawnym przed 18 września 2021 roku odsetek za zwłokę nie nalicza się, jeżeli ich wysokość nie przekraczała 6,60 zł (art. 23 ust. 1a ustawy o sus). Zmiana do ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych zmienia ten przepis i znacznie rozbudowuje przepisy w zakresie zasad naliczania odsetek.
Zgodnie z nowym brzmieniem przepisów, odsetek za zwłokę nie będzie naliczać się, jeżeli ich wysokość nie przekraczałaby 1% kwoty minimalnego wynagrodzenia ( obecnie 28 zł).
Odsetek za zwłokę nie będzie naliczać się również :
- od nieopłaconych w terminie składek, z przyczyn leżących po stronie ZUS, za okres od dnia, w którym składki stały się wymagalne, do dnia ich opłacenia,
- od nieopłaconych w terminie składek, jeżeli ich nieopłacenie wynika z:
– błędnego zawiadomienia przez ZUS o stanie rozliczeń,
– zastosowania się płatnika składek w danym okresie rozliczeniowym do utrwalonej praktyki interpretacyjnej ZUS, z uwzględnieniem art. 34 ust. 15 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców,
– zastosowania się płatnika składek do pisma ZUS w jego indywidualnej sprawie,
– zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej ZUS, która następnie uległa zmianie.
Nowe przepisy również opisują, jak należy rozumieć określenie „utrwalonej praktyki interpretacyjnej”.
Po wprowadzeniu przepisów ZUS będzie zawiadamiał płatnika składek o kwocie nieopłaconych w terminie składek z przyczyn leżących po stronie ZUS, oraz o obowiązku ich opłacenia bez odsetek za zwłokę w terminie 14 dni, licząc od dnia otrzymania zawiadomienia. W razie niedochowania przez płatnika tego terminu, odsetki za zwłokę będą naliczane za okres od dnia, w którym składki stały się wymagalne, do dnia ich opłacenia.
Od 18 września 2021r. zaczną też obowiązywać nowe zasady umarzania należności z tytułu składek. W tym obszarze rozbudowano przepisy i dodano możliwość zastosowania umorzenia należności na ubezpieczenia społeczne wobec osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, w razie ogłoszenia upadłości przez takie osoby.
Należności z tytułu składek będą również podlegały umorzeniu z mocy prawa:
- jeśli ich wysokość nie będzie przekraczała dziesięciokrotności kwoty kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym w administracji ( 11,60 zł x 10 = 116 zł);
- w przypadku śmierci dłużnika, jeśli ich wysokość nie przekracza wysokości 10% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w kwartale poprzedzającym datę zgonu dłużnika
Nowe przepisy zwolniły również ZUS z obowiązku wydawania decyzji o umorzeniu należności w zakresie niskich kwot na kontach płatników składek oraz w przypadku śmierci dłużnika.