Od 1 maja 2019 r. przedsiębiorca ma obowiązek zapoznać zatrudniane osoby (bez względu na formę zatrudnienia) o zasadach prowadzenia ewidencji na kasach fiskalnych oraz pobrać od pracownika oświadczenie, że zapoznał się z tymi zasadami. Takie oświadczenie powinno być przechowywane w dokumentacji księgowej pracownika.
W przypadku osób, które prowadziły taką ewidencję przed 1 maja br., oświadczenie trzeba pobrać do 31 maja 2019 r., wcześniej informując je o zasadach prowadzenia ewidencji.
Informacja obejmuje podstawowe zasady prowadzenia ewidencji i wystawiania paragonu fiskalnego oraz skutki ich nieprzestrzegania (§ 6 ust. 3-6 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących).
Wzór takiej informacji oraz oświadczenia stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Oznacza to, że oświadczenie nie może mieć dowolnej formy. Informację o zasadach ewidencji oraz oświadczenie należy sporządzić w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla podatnika i dla tej osoby.
MF, uzasadniając w projekcie wprowadzenie tych obowiązków, stwierdziło, że mają one na celu uszczelnić system VAT. Mają pełnić rolę prewencyjną w walce z szarą strefą i przeciwdziałać sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej lub wydawaniem np. paragonów kelnerskich w branży gastronomicznej. Oświadczenie stanowi narzędzie zwiększania świadomości wśród zatrudnionych osób o związanych z tym obowiązkach oraz o odpowiedzialności karnoskarbowej za ich nieprzestrzeganie.
Podstawa prawna:
§ 6 ust. 3-6, § 58, załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących – Dz.U. z 2019 r. poz. 816